Wauw, je bent gevraagd om ceremoniemeester te zijn! Hoe leuk is dat?! Maar misschien vraag je jezelf nu af wat er eigenlijk van je verwacht wordt, omdat je stiekem nog geen idee hebt wat je moet doen. Gelukkig leggen we het in dit artikel allemaal uit en hebben we zelfs wat ceremoniemeesters gesproken die je alles over hun ervaringen vertellen.
Waarom is er een ceremoniemeester?
Een goede ceremoniemeester kan van grote waarde zijn op een bruiloft. Hij of zij zorgt voor een soepel verloop van de dag, neemt stress weg bij het bruidspaar en zorgt ervoor dat alle gasten zich op hun gemak voelen. Het bruidspaar kan dus eigenlijk de organisatie van de dag met een gerust hart aan hen overlaten, zodat zij zich volledig kunnen focussen op het genieten van hun speciale dag. En geen paniek, je hoeft hiervoor geen weddingplanner te zijn.
Dit doet een ceremoniemeester vóór de bruiloft
De ceremoniemeester is verantwoordelijk voor het plannen, organiseren en coördineren van de bruiloft, in samenwerking met het bruidspaar. Dit begint al ruim voor de trouwdag, wanneer de ceremoniemeester betrokken is bij het opstellen van het draaiboek. Hierin staat de planning van de dag, inclusief de tijdlijn van de ceremonie, de ontvangst van de gasten, de receptie en het feest.
Naast het maken van het draaiboek regelt de ceremoniemeester vaak ook de gastenlijst. Dit betekent dat hij of zij de uitnodigingen verstuurt, de RSVP’s bijhoudt en eventuele dieetwensen of andere verzoekjes van de gasten noteert. Als het nodig is, helpt de ceremoniemeester ook met het indelen van de tafels voor het diner.
Een andere belangrijke taak is het contact met de leveranciers. Denk aan de locatie, cateraar, bloemist, fotograaf en muzikanten. De ceremoniemeester zorgt ervoor dat iedereen precies weet wat ze moeten doen en wanneer, en is het aanspreekpunt voor vragen of last-minute veranderingen. Zo hoeft het bruidspaar niet te worden lastiggevallen met allerlei telefoontjes of e-mails.
Daarnaast denkt de ceremoniemeester ook mee over het vervoer voor het bruidspaar en de gasten. Hij of zij zorgt ervoor dat iedereen op tijd op de juiste plek is en kan bijvoorbeeld vervoer regelen tussen de ceremonie, het diner en het feest.
Ook helpt de ceremoniemeester vaak met het organiseren van extra activiteiten of verrassingen, zoals speeches of entertainment. Als vrienden of familieleden willen bijdragen met een toespraak of optreden, zorgt de ceremoniemeester ervoor dat alles goed in de planning past.
Taken tijdens de ceremonie
Op de trouwdag zelf is de ceremoniemeester de persoon die alles in goede banen leidt. Vanaf het moment dat de gasten arriveren tot na de ceremonie zorgt hij of zij ervoor dat alles soepel verloopt. De ceremoniemeester houdt contact met alle leveranciers, zoals de cateraar en de fotograaf, en zorgt ervoor dat iedereen weet wat ze moeten doen en wanneer. Zo hoeft het bruidspaar zich nergens zorgen over te maken.
Daarnaast helpt de ceremoniemeester de gasten door hen te vertellen waar ze moeten zijn en wat er van hen wordt verwacht. Denk aan het aanwijzen van hun zitplaatsen, het aangeven wanneer ze naar binnen kunnen en wanneer ze het bruidspaar kunnen feliciteren. Als gasten vragen hebben, bijvoorbeeld over de planning of waar de toiletten zijn, kunnen ze altijd bij de ceremoniemeester terecht.
Tijdens de ceremonie zelf is de ceremoniemeester druk bezig met ervoor zorgen dat iedereen op tijd op z’n plek zit en dat alles volgens plan verloopt. Hij of zij zorgt ervoor dat de juiste muziek op het juiste moment wordt afgespeeld, bijvoorbeeld bij de binnenkomst van het bruidspaar of tijdens het jawoord. Ook houdt de ceremoniemeester de tijd goed in de gaten, zodat alles volgens schema blijft lopen.
Na de ceremonie geeft de ceremoniemeester aan wanneer de gasten het bruidspaar kunnen feliciteren en regelt hij of zij dat dit vlot verloopt, zonder chaos. Dit zorgt ervoor dat het bruidspaar en de gasten zich kunnen focussen op het genieten van de dag, terwijl de ceremoniemeester alle praktische zaken regelt.
Verwachtingen voor tijdens de receptie
Ook nu zorgt de ceremoniemeester ervoor dat alles goed verloopt. Vanaf het moment dat de gasten binnenkomen, wordt in de gaten gehouden dat iedereen hapjes en drankjes krijgt en zich welkom voelt. Ook zorgt de ceremoniemeester ervoor dat eventuele dieetwensen van de gasten worden opgevolgd, zodat niemand iets te kort komt.
Daarnaast is de ceremoniemeester verantwoordelijk voor het introduceren van het bruidspaar op het juiste moment. Het aansnijden van de bruidstaart is een ander belangrijk moment tijdens de receptie. De ceremoniemeester helpt het bruidspaar om dit moment op het juiste moment te doen, zorgt ervoor dat de taart klaarstaat en dat de gasten het kunnen zien. De foto- en videograaf moeten dan natuurlijk ook even een seintje ontvangen.
Ook als er speeches of verrassingen zijn, houdt de ceremoniemeester alles in de gaten. Hij of zij zorgt ervoor dat iedereen weet wanneer het tijd is om te spreken, dat de microfoons werken en dat het mooi in de planning past.
Dit doet een ceremoniemeester tijdens het avondfeest
Het is geen verrassing meer dat de ceremoniemeester er tijdens het avondfeest ook voor zorgt dat alles goed verloopt. Zodra het feest begint, houdt hij of zij de sfeer in de gaten en zorgt ervoor dat iedereen weet wat er gaat gebeuren. Zoals bijvoorbeeld een korte openingsspeech om de gasten welkom te heten en natuurlijk het bruidspaar aan te kondigen. Wellicht hebben ze een spetterende entree op de planning staan.
De ceremoniemeester houdt ook contact met de dj of band om ervoor te zorgen dat de muziek op het juiste moment begint. Dit is vooral belangrijk bij de openingsdans of andere speciale momenten. Misschien is er wel een vriendengroep die als verrassing een flashmob of ander optreden heeft georganiseerd. Het is dan aan de ceremoniemeester om ervoor te zorgen dat dit wordt ingepland en juist wordt uitgevoerd. Verder wordt er gewoon in de gaten gehouden of iedereen zich een beetje vermaakt en of de gasten hun weg naar het gastenboek weten te vinden. Als gasten vragen hebben, kunnen ze ook bij de ceremoniemeester terecht, zodat het bruidspaar ongestoord van hun avond kan genieten.
Aan het einde van de avond zorgt de ceremoniemeester ervoor dat het afscheid van het bruidspaar en de gasten soepel verloopt. Dit kan een moment zijn voor een laatste speech, een toost of een speciale afsluiter zoals een groepsfoto of een laatste dans.
Ceremoniemeester Varsha: “Ik wist al wel hoe zo’n dag er een beetje uitziet.”
“Drie jaar geleden was ik ceremoniemeester voor mijn beste vriendin. We kennen elkaar al sinds de middelbare en gaan nu richting de veertig… al heel wat jaartjes dus! Tijdens een etentje vroeg ze mij met een gepersonaliseerd label op een wijnfles of ik deze bijzondere taak wilde vervullen. ‘wil je mij helpen mijn jurk omhoog te houden op mijn grote dag?’ stond er op het label. Uiteraard zei ik ja en hebben we heerlijk geproost. De wijnfles heb ik bewaard en hou gewoon dicht als aandenken.
Mijn vriendin had ook nog een andere ceremoniemeester gekozen, dat was haar zusje. De dingen die we voor de bruiloft moesten regelen was onder andere het maken van een draaiboek. Gezien ik als trouwfotograaf werk, wist ik gelukkig al wel hoe zo’n dag er een beetje uitziet. Voor alles op de locatie zelf (gehele bruiloft was op dezelfde locatie) kregen we een planning van hen aangeleverd. Naast het draaiboek, moesten we ook een e-mailadres aanmaken en de RSVPs bijhouden. Verder waren wij ook verantwoordelijk voor het regelen van de speeches voor op de bruiloft zelf.
Toen de grote dag eenmaal was aangebroken, waren er ook een aantal dingen om te doen. Zo ging ik mee met de fotoshoot om te helpen, maakte ik de lunch en waren we verantwoordelijk voor de zitplaatsen. Niet alleen de ‘wie zit waar?’ maar ook het daadwerkelijk maken en plaatsen van de naamkaartjes. Daarnaast vond de bruidegom het leuk als alle gasten zouden klaarstaan als hij met de trouwauto aankwam. Hiervoor heeft de andere ceremoniemeester ervoor gezorgd dat de auto er op tijd was, juist stond geparkeerd en dat alle gasten hem konden opwachten. Uiteraard hadden we de hele dag goed contact met de dames van de trouwlocatie en was het aan ons om ervoor te zorgen dat alles gereed werd gemaakt voor bijvoorbeeld de receptie, het diner of feest.
Ik vond het in ieder geval heel leuk om te doen en zou zo weer ceremoniemeester zijn! Dan liever wel alleen of met een echte professional die weet waar je elkaar kunt ondersteunen. Als ceremoniemeester moet je het wel oké vinden dat je niet optimaal van de bruiloft kunt genieten zoals de andere gasten. Je bent namelijk toch op een andere manier met die dag bezig. Het is een ieder geval een bijzondere taak en echt een eer.”
Ceremoniemeester Rianne: “Helaas heb ik wat mooie momenten gemist.”
“Ik ben ceremoniemeester geweest voor een vriendin. Voorafgaand aan de bruiloft heb ik weinig hoeven doen; ze hielden me gewoon op de hoogte van de ontwikkelingen. Wel ben ik een keer mee geweest om de trouwlocatie te bekijken. Hierdoor wist ik wat meer van de setting, waar wat zou plaatsvinden op de grote dag zelf en wat ik dan zou moeten regelen.
Hun verwachtingen waren gelukkig erg duidelijk: zorgen dat de dag soepel verloopt en dat zij zich nergens druk om hoeven te maken. Ik mocht dan ook alle beslissingen nemen, zonder te hoeven overleggen.
Van begin tot eind heb ik de daggasten begeleid wanneer ze naar een andere locatie of ruimte moesten, vragen van de locatie beantwoord en ervoor gezorgd dat alle decoratie die zij zelf geregeld hadden netjes op de juiste plekken was klaargezet. Tijdens het diner heb ik alle speeches ingepland en niet veel later, tijdens het avondfeest, heb ik de gasten ontvangen en uitgelegd wat precies de bedoeling was omtrent cadeaus en het proostmoment.
Ik vond het ontzettend leuk om te doen! Vooral omdat ik echt een ‘regeltante’ ben. Wat ik wel heel jammer vond, is dat ik zelf een stuk minder betrokken was bij de bruiloft. Zo heb ik de mooie momenten eigenlijk wel gemist, omdat ik op een andere plek bezig was. Of ik het nog eens zou doen? Dat zeker! Ik zou er zelfs het liefst mijn werk van maken.”
Professioneel ceremoniemeester Annick: “Van tevoren de locatie bezoeken is een must!”
“Door de trouw van mijn zus in 2016 en die van mijn neef in 2019 werd ik geprikkeld om als professioneel ceremoniemeester aan de slag te gaan. Daarnaast ook als wedding planner, coördinator en styliste. Het leuke hieraan vind ik het begeleiden van een koppel op hun mooiste dag; het geeft mij voldoening, energie, en inspiratie.
Vooral bij grote bruiloften is er een bruidsmeisje of iemand van de familie die mij in mijn taken komt ondersteunen. Voor groepsfoto’s is dit heel handig of als er naamkaartjes uitgedeeld moeten worden! Dan is die hulp zeker welkom. Ik delegeer waar nodig en zorg dat ik mij op andere zaken kan focussen.
Als je voor het eerst ceremoniemeester bent, zijn er wel een paar dingen die je misschien over het hoofd zal zien. Zo moet je oog hebben voor het groter geheel, maar ook de kleine dingen; kaarsen aan bij het diner, nog geen jassen op de stoelen als er nog foto’s gemaakt moeten worden van de styling, cadeaus in de auto, spullen in de kluis leggen en ga zo maar door.
Ook moet je alles op voorhand checken, een locatiebezoek doen is een must! Zo leer je de locatie-verantwoordelijke al kennen, weet je al hoe de locatie eruit ziet, weet je al hoe alles kan verlopen. Doe dit ook zeker samen met het bruidspaar.
Andere tips zijn om vooral te bespreken wat hun verwachtingen zijn van jou en hun grote dag. Maak een goede planning die je met iedereen (locatie-verantwoordelijke, catering, fotograaf/videograaf, etc.) communiceert. Zorg dat je deze planning een paar weken voor de bruiloft nog doorloopt.
En zijn er speeches tijdens het diner? Zorg ervoor dat dit ook goed gecommuniceerd wordt met de cateraar/locatieverantwoordelijke én dat de speeches maximaal 5 minuten duren.”
Ceremoniemeester Sandra: “Ik heb ook meegedacht over het verdelen van de kosten.”
“Voor de bruiloft van mijn aangetrouwde nichtje mocht ik ceremoniemeester zijn. Ze nodigden mij en mijn partner uit om hun nieuwe huis te bekijken en opeens verrasten ze mij met de vraag of ik die speciale rol op mij wilde nemen. Dat wilde ik wel!
Samen met het bruidspaar ben ik ook trouwlocaties gaan bekijken. Eerst hadden ze er een op het oog in Wallonië, maar dat werd toch niets. Ze hebben toen voor een prachtige locatie in Zuid-Velsen gekozen. Tijdens ons bezoek aan de locatie moest ik als ceremoniemeester natuurlijk een hoop bespreken.
Mijn nichtje had een handige lijst opgesteld met wensen en dergelijke. Aan de hand daarvan hebben we samen de huwelijksdag voorbereid. Ze wilden graag een sprookjeshuwelijk, maar wel low-budget. Dat was hier en daar dus wel een uitdaging en heb ik ook meegedacht over het verdelen van de kosten.
Tijdens de bruiloft was ik verantwoordelijk voor de regie van de dag, van begin tot een uur of 12 in de nacht. Daarna heb ik mijn hakken uitgedaan en ben ik mee gaan dansen! De locatie verzorgde verdere details zoals het diner en ontbijt de volgende dag.
Ik vond het geweldig om te doen, vooral de regie op de huwelijksdag zelf. De voorbereidingen zijn intensief en vragen veel tijd, vooral naast een vaste baan. Maar het was een fantastische ervaring. Alles liep op rolletjes en ik heb ervan genoten. Na afloop heb ik een heerlijke douche genomen en ben als een blok in slaap gevallen. De volgende ochtend werd ik voldaan wakker!
Tijdens hun bruiloft hadden ze een zelfstandig trouwambtenaar ingehuurd, wat toen mijn passie voor het vak trouwambtenaar aanwakkerde. Twee jaar na deze bruiloft ben ik beëdigd als trouwambtenaar voor twee gemeenten én als zelfstandig trouwambtenaar met het concept ‘trouwen te paard’.”
https://www.bruidenbruidegom.nl/inspiratie/huwelijksgasten/taken-ceremoniemeester/
